Hoe beperk je het risico op onbetaalde facturen bij een failliete opdrachtgever?

Wees je bewust van je positie als schuldeiser

Gaat een opdrachtgever failliet, dan ben je als onderneming meestal een gewone schuldeiser. Dit betekent dat je niet vanzelfsprekend vooraan in de rij staat om je geld terug te krijgen. Schuldeisers met bepaalde zekerheden of wettelijke voorrechten krijgen voorrang. Ook de kosten en het ereloon van de curator worden eerst betaald.

Daardoor blijft er voor gewone schuldeisers vaak weinig over. In meer dan de helft van de faillissementen volstaat het beschikbare vermogen niet om de boedelschulden volledig te betalen. Een openstaande factuur terugkrijgen is dus lang niet altijd vanzelfsprekend.

Check een opdrachtgever voor je ermee in zee gaat

De beste manier om een onbetaalde factuur te vermijden? Vooraf nagaan met wie je zaken doet. Zeker wanneer het om een nieuwe opdrachtgever gaat of wanneer je een grote opdracht uitvoert.

Kijk bijvoorbeeld naar:

• de meest recente jaarrekening en financiële cijfers
• de historiek van de onderneming
• eventuele signalen van betalingsproblemen
• de algemene financiële gezondheid van de opdrachtgever

Zo krijg je een beter beeld van het risico dat je loopt. Ook je accountant kan hierbij helpen en financiële alarmsignalen sneller helpen herkennen.

Beperk het krediet aan opdrachtgevers

Hoe langer een factuur openstaat, hoe groter het risico dat je geld verliest wanneer een opdrachtgever in financiële problemen komt. Beperk daarom het bedrag dat je als het ware voorschiet.

Je kunt bijvoorbeeld werken met een voorschot of tussentijdse facturen. Bij grotere opdrachten is het vaak verstandig om maandelijks of zelfs tweewekelijks te factureren in plaats van na afloop van de volledige opdracht.

Maak daarnaast een duidelijke en haalbare betalingstermijn. Een kortere termijn kan ervoor zorgen dat je sneller merkt wanneer een opdrachtgever betalingsproblemen heeft.

En: wacht niet te lang met opvolgen. Een vriendelijke herinnering kan snel duidelijk maken of er sprake is van een administratieve fout of een dieperliggend betalingsprobleem. Blijft betaling uit, dan kun je verder gaan met een formele ingebrekestelling en eventueel andere invorderingsmaatregelen. Zorg ervoor dat je administratie en communicatie goed worden bijgehouden.

Leg afspraken vooraf duidelijk vast

Goede algemene voorwaarden kunnen je positie versterken wanneer een opdrachtgever niet betaalt. Je kunt daarin afspraken opnemen over verwijlintresten, een forfaitaire schadevergoeding en de gevolgen van laattijdige betaling.

Ook een opschortingsrecht kan belangrijk zijn. Daarmee kun je onder bepaalde voorwaarden je prestaties tijdelijk stopzetten zolang openstaande facturen niet worden betaald. Zo voorkom je dat de schuld verder oploopt terwijl je wel blijft leveren.

Denk ook vooraf na over wat er gebeurt wanneer een opdrachtgever failliet gaat. Een faillissement beëindigt een lopende overeenkomst niet automatisch. Zonder duidelijke afspraken kan je dienstverlening blijven doorlopen terwijl de opdrachtgever je facturen niet meer betaalt.

Bescherm je eigen cashflow

Een onbetaalde factuur is niet alleen een probleem tussen jou en je opdrachtgever. Wanneer je inkomsten uitblijven, kan dat gevolgen hebben voor je eigen cashflow. Je moet immers zelf je leveranciers, medewerkers en andere kosten blijven betalen.

Maak daarom van debiteurenbeheer een vast onderdeel van je bedrijfsvoering. Houd openstaande facturen systematisch bij en grijp snel in wanneer een betaling uitblijft. Digitale facturatie en systemen zoals Peppol kunnen daarbij helpen om facturen snel te versturen en gemakkelijker op te volgen.

Een opdrachtgever die vandaag te laat betaalt, hoeft niet per se morgen failliet te zijn. Maar betalingsachterstanden zijn wel een signaal om alert te blijven. Door partijen op voorhand te screenen, je kredietrisico te beperken en snel te reageren op laattijdige betalingen, verklein je de kans dat het faillissement van één opdrachtgever ook jouw financiële gezondheid onder druk zet.