Hoe protesteer je correct facturen via Peppol?

Sinds januari 2026 verloopt de elektronische facturatie tussen Belgische ondernemingen via het Peppol-netwerk. Dat verandert echter niets aan een belangrijk juridisch principe: wie het niet eens is met een ontvangen factuur, moet daar tijdig en duidelijk tegen protesteren. Anders kan de factuur als aanvaard worden beschouwd, met mogelijk een betaalverplichting tot gevolg.

Een technische status is geen juridisch protest

Moderne boekhoudsoftware maken het eenvoudig om facturen digitaal te verwerken. Je kunt een factuur bijvoorbeeld markeren als afgekeurd, geblokkeerd of in behandeling. Maar zo’n technische status in je software is niet automatisch hetzelfde als een juridisch geldig protest.

Peppol is in de eerste plaats een beveiligd netwerk waarmee facturen rechtstreeks tussen systemen worden uitgewisseld. Het netwerk zelf voorziet niet in een systeem waarmee je een factuur juridisch kunt betwisten. Een interne status toont dus niet noodzakelijk aan dat je leverancier op de hoogte is van je concrete bezwaren.

Wil je een factuur effectief protesteren, dan moet je ervoor zorgen dat je bezwaar de leverancier ook daadwerkelijk bereikt.

Protesteer schriftelijk en wees duidelijk

Een factuur betwisten doe je schriftelijk. Dat kan via e-mail of, wanneer de situatie dat vereist, via een aangetekende brief. Een goed gemotiveerde e-mail kan volstaan, maar het is belangrijk dat je achteraf kunt aantonen dat de leverancier je protest heeft ontvangen.

Vermeld altijd duidelijk over welke factuur het gaat. Noteer minstens het factuurnummer en de factuurdatum. Leg vervolgens concreet uit wat er volgens jou niet klopt.

Dat kan bijvoorbeeld gaan over:

• werken of diensten die niet werden uitgevoerd
• foutieve hoeveelheden
• een prijs die afwijkt van de gemaakte afspraken
• goederen of diensten die onvolledig of gebrekkig werden geleverd
• een dubbele of onterechte factuur

Een algemene melding als “Ik ben niet akkoord met deze factuur” is weinig overtuigend. Hoe concreter je je bezwaar motiveert, hoe sterker je bewijspositie. Voeg waar mogelijk relevante documenten toe, zoals een bestelbon, offerte, overeenkomst of leveringsbewijs.

Wacht niet te lang

In een b2b-context moet je een factuur binnen een redelijke termijn protesteren. Wat precies redelijk is, hangt af van de concrete omstandigheden. Als praktische richtlijn worden vaak termijnen van 7 tot 14 dagen genoemd, terwijl in sommige gevallen een termijn tot maximaal één maand verdedigbaar kan zijn. Een veilige aanpak is dus: reageer zodra je een fout vaststelt en wacht niet onnodig af.

Controleer ook altijd je algemene voorwaarden en eventuele onderliggende overeenkomst. Daarin kunnen specifieke termijnen of formaliteiten staan voor het betwisten van facturen. Die afspraken kunnen voor jouw onderneming van groot belang zijn.

Zorg voor bewijs van ontvangst

Niet alleen de inhoud van je protest telt. Ook het bewijs is belangrijk. Je moet idealiter kunnen aantonen dat je bezwaar daadwerkelijk bij de leverancier is aangekomen.

Vraag daarom bij een e-mail om een ontvangst- of leesbevestiging. Een antwoord van de leverancier waarin hij je protest erkent, is uiteraard eveneens nuttig. Kies je voor een aangetekende brief, bewaar dan zorgvuldig het verzendbewijs en de track-and-tracegegevens.

Nog een tip: bewaar alle verdere communicatie. Reageert de leverancier op je protest, dan is het belangrijk om de opvolging niet te laten versloffen. De correspondentie kan uiteindelijk een belangrijke rol spelen als er een juridisch geschil ontstaat.

Maak duidelijke afspraken met je accountant

Voor veel kmo’s is een goede interne factuurflow minstens even belangrijk als het juridische protest zelf. Bespreek met je accountant of boekhouder hoe inkomende facturen worden gecontroleerd en goedgekeurd. Vermijd dat facturen automatisch worden verwerkt zonder dat iemand inhoudelijk nagaat of ze correct zijn.

Een digitale goedkeuringsflow kan daarbij helpen. Zo behoud je als zaakvoerder overzicht en kunnen mogelijke fouten sneller worden opgespoord.