Nieuwe inhoudingsplicht vanaf eind oktober 2026: controleer facturen van aannemers

Ook andere kmo’s moeten opletten

De nieuwe verplichting geldt niet alleen voor bouw- en schoonmaakbedrijven. Ook kmo’s uit andere sectoren kunnen ermee te maken krijgen zodra ze een bedrijf inschakelen voor specifieke werkzaamheden.

Voorbeelden zijn:

• een productiebedrijf dat een dakwerker inschakelt
• een handelaar die een installateur laat werken
• een accountantskantoor dat zijn kantoor laat renoveren
• een onderneming die een schoonmaakbedrijf inschakelt

De regeling geldt voor opdrachtgevers, aannemers en onderaannemers die werken in onroerende staat laten uitvoeren. Particulieren die deze werken uitsluitend voor privédoeleinden laten uitvoeren, vallen buiten de regeling.

Het RSVZ begon op 1 oktober 2026 al met een informatie- en waarschuwingsfase. Ondernemingen kunnen zo hun administratie en betaalprocedures op tijd aanpassen.

Controleer de aannemer vóór je betaalt

Heb je een factuur voor werken die onder de regeling vallen? Controleer dan vóór de betaling of er een inhoudingsplicht is. Dat doe je via de online dienst ‘Check Inhoudingsplicht’. Je voert het ondernemingsnummer van de aannemer in en krijgt meteen de relevante status te zien.

Er zijn drie mogelijke resultaten:

• Groen: er is geen inhouding nodig
• Grijs: de onderneming valt niet onder de regeling
• Rood: er geldt wel een inhoudingsplicht

Heeft de aannemer een rode status voor ‘Sociale Zekerheid’, dan houd je 15 procent van het factuurbedrag exclusief btw in en stort je dat door naar het RSVZ. Het resterende bedrag betaal je aan de aannemer.

Wanneer verschijnt een rode status?

Een rode status kan verschillende oorzaken hebben, zoals achterstallige sociale bijdragen, bepaalde administratieve boetes of de jaarlijkse vennootschapsbijdrage.

Heeft de onderneming een afbetalingsplan en volgt ze dat correct, dan leidt de openstaande schuld niet noodzakelijk tot een inhoudingsplicht.

Voor jou als opdrachtgever is het vooral belangrijk dat je niet zelf beoordeelt of de schuld terecht is. Je gebruikt de officiële toepassing en past de voorgeschreven inhouding toe als dat nodig is.

Maak de controle onderdeel van je betaalproces

De controle is geen formaliteit die je eenmalig uitvoert bij een nieuwe aannemer. De status moet worden gecontroleerd wanneer je de factuur betaalt, omdat de gegevens regelmatig worden bijgewerkt.

Neem deze controle daarom op in je vaste betaalprocedure voor facturen van bijvoorbeeld:

• aannemers
• installateurs
• onderhoudsbedrijven
• schoonmaakbedrijven
• andere ondernemingen die werken in onroerende staat uitvoeren

Leg ook vast wie binnen je onderneming verantwoordelijk is voor de controle en waar het resultaat wordt geregistreerd. Zo voorkom je dat een factuur betaald wordt zonder de verplichte controle.

Een fout kan geld kosten

Vergeet je de verplichte inhouding, dan kan dat een aanzienlijke financiële impact hebben. Wie een inhouding niet uitvoert, riskeert een administratieve boete van 15 procent van het factuurbedrag. Voor 2026 is het boeteplafond 10.578,23 euro.

Daarnaast bestaan er al inhoudingsverplichtingen voor RSZ- en fiscale schulden, waarvoor afzonderlijke percentages gelden. Wanneer verschillende inhoudingen van toepassing zijn, kunnen ze samen oplopen tot maximaal 50 procent van het factuurbedrag exclusief btw.

Voor kmo’s is het daarom verstandig om de nieuwe controle niet als een losse administratieve verplichting te zien, maar die direct te integreren in het bestaande proces voor de goedkeuring en betaling van leveranciersfacturen.