Nouvelle obligation de retenue à la source à compter de fin octobre 2026 : vérifiez les factures des prestataires

Les autres PME doivent elles aussi être vigilantes

Cette nouvelle obligation ne s'applique pas uniquement aux entreprises de construction et de nettoyage. Les PME d'autres secteurs peuvent également être concernées dès lors qu'elles font appel à une entreprise pour réaliser certains travaux.

Prenons un exemple :

• une entreprise de production qui fait appel à un couvreur
• un revendeur qui fait appel à un installateur
• un cabinet d'expertise comptable qui fait rénover ses locaux
• une entreprise qui fait appel à une société de nettoyage

Ce dispositif s'applique aux maîtres d'ouvrage, aux entrepreneurs et aux sous-traitants qui font réaliser des travaux sur des biens immobiliers. Les particuliers qui font réaliser de tels travaux exclusivement à des fins privées ne sont pas concernés par cette réglementation.

Le RSVZ a déjà lancé une phase d'information et d'alerte le 1er octobre 2026. Les entreprises ont ainsi la possibilité d'adapter en temps utile leur administration et leurs procédures de paiement.

Vérifiez les références de l'entrepreneur avant de le payer

Recevez-vous une facture pour des travaux relevant de ce dispositif ? Dans ce cas, vous devez vérifier, avant d'effectuer le paiement, s'il existe une obligation de retenue à la source. Pour ce faire, utilisez le service en ligne « Vérifier l'obligation de retenue à la source ». Vous saisissez le numéro d'entreprise de l'entrepreneur et le statut correspondant s'affiche immédiatement.

Il existe trois résultats possibles :

• Vert : aucune retenue n'est nécessaire
• Gris : l'entreprise n'est pas concernée par ce dispositif
• Rouge : il existe bel et bien une obligation de retenue à la source

Si l'entrepreneur se voit attribuer un statut « rouge » pour la « Sécurité sociale », vous devez retenir 15 % du montant de la facture hors TVA et le verser au RSVZ. Vous versez le montant restant à l'entrepreneur.

Dans quels cas le statut « rouge » s'affiche-t-il ?

Un statut « rouge » peut avoir différentes causes. Il peut s'agir, par exemple, de cotisations sociales impayées, de certaines amendes administratives ou de la cotisation annuelle de la société.

Si l'entreprise a mis en place un plan de remboursement et qu'elle le respecte correctement, la dette en cours n'entraîne pas nécessairement une obligation de retenue à la source.

Pour vous, en tant que donneur d'ordre, il est avant tout important de ne pas avoir à juger vous-même si la dette est justifiée. Vous vérifiez le statut via l'application officielle et appliquez la retenue prévue lorsque cela est nécessaire.

Intégrez le contrôle à votre processus de paiement

Le contrôle n'est pas une simple formalité que l'on effectue une seule fois lors de la première collaboration avec un entrepreneur. Il faut vérifier le statut au moment où vous réglez la facture. En effet, les données sont régulièrement mises à jour.

Il est donc préférable d'intégrer ce contrôle dans votre procédure de paiement habituelle pour les factures concernant, par exemple :

• entrepreneurs
• installateurs
• entreprises de maintenance
• entreprises de nettoyage
• d'autres entreprises qui réalisent des travaux immobiliers

Précisez également qui, au sein de votre entreprise, est chargé du contrôle et où le résultat est consigné. Voici comment éviter qu'une facture soit payée sans avoir fait l'objet du contrôle obligatoire.

Une erreur peut coûter cher

Si vous oubliez de prélever la retenue obligatoire, cela peut avoir des conséquences financières importantes. Quiconque omet d'effectuer une retenue s'expose à une amende administrative correspondant à 15 % du montant de la facture. Pour 2026, le plafond s'élève à 10 578,23 euros.

Par ailleurs, il existe déjà des obligations de retenue à la source pour les dettes sociales et fiscales. Des taux distincts s'appliquent à cet effet. Lorsque plusieurs retenues s'appliquent, leur total ne peut dépasser 50 % du montant de la facture hors TVA.

Pour les PME, il est donc judicieux de ne pas considérer ce nouveau contrôle comme une obligation administrative distincte, mais de l'intégrer d'emblée dans le processus existant d'approbation et de paiement des factures des fournisseurs.