Versie 1.0 | Laatst bijgewerkt: 12.05.2026

Welkom bij by Watson. We hechten veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit beleid leggen we duidelijk uit welke gegevens we verzamelen wanneer je onze website bezoekt of contact met ons opneemt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bijhouden en welke rechten jij hebt.

We schrijven dit beleid in helder Nederlands. Heb je na het lezen nog vragen, dan beantwoorden we die graag. Onze contactgegevens vind je onderaan.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

[OFFICIËLE BEDRIJFSNAAM] (handelend onder de naam by Watson)

Maatschappelijke zetel: [STRAAT EN HUISNUMMER, POSTCODE EN GEMEENTE]

Ondernemingsnummer: [BE 0xxx.xxx.xxx]

E-mail voor privacyvragen: [PRIVACY-MAILBOX]

Telefoon: [ALGEMEEN TELEFOONNUMMER]

Onze kantoren bevinden zich in Kortrijk, Nazareth, Tielt en Waregem. De adresgegevens per kantoor vind je op onze contactpagina.

[INDIEN VAN TOEPASSING: We hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Je bereikt hem of haar via [CONTACT DPO].]

2. Welke gegevens we verwerken en waarvoor

Per situatie vermelden we welke gegevens we vragen, waarvoor we ze gebruiken, op welke wettelijke grondslag, met wie we ze eventueel delen en hoe lang we ze bewaren.

2.1 Bezoek aan onze website

Welke gegevens: technische gegevens (IP-adres, browsertype, apparaat, taal, bezochte pagina's, tijdstip), cookievoorkeuren.
Doel: de website laten werken, fouten opsporen, anoniem of gepseudonimiseerd inzicht krijgen in bezoekersgedrag om onze content te verbeteren.
Rechtsgrond: voor strikt noodzakelijke cookies ons gerechtvaardigd belang om de website veilig en functioneel te houden (art. 6.1.f AVG). Voor analytische en marketingcookies jouw toestemming (art. 6.1.a AVG; art. 129 WEC).
Ontvangers: [HOSTINGPARTNER], [ANALYTICS-LEVERANCIER, bv. Google Analytics 4], [EVENTUELE MARKETINGTOOLS]. Volledig overzicht in de cookieverklaring.
Bewaartermijn: zie cookieverklaring per categorie. Servertogs maximaal [12] maanden.

2.2 Contactformulier en directe e-mail

Welke gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), bedrijfsnaam (optioneel) en de inhoud van je bericht.
Doel: jouw vraag beantwoorden of een afspraak inplannen.
Rechtsgrond: jouw verzoek om in te gaan op een mogelijke samenwerking (precontractuele fase, art. 6.1.b AVG) en, voor opvolging zonder dossier, jouw toestemming.
Ontvangers: het juiste team binnen by Watson, onze CRM-leverancier [NAAM CRM].
Bewaartermijn: tot [24] maanden na het laatste contact, tenzij een klantenrelatie ontstaat. In dat geval gelden de termijnen onder 2.5.

2.3 Inschrijving op onze nieuwsbrief

Welke gegevens: naam, e-mailadres en (optioneel) functietitel of sector.
Doel: jou inhoudelijke updates sturen over fiscaliteit, accountancy, juridisch en sociaal-juridisch advies.
Rechtsgrond: jouw toestemming (art. 6.1.a AVG). Je kan die toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink onderaan elke mailing of door ons een mail te sturen.
Ontvangers: onze e-mailmarketingleverancier [NAAM TOOL, bv. Mailchimp].
Bewaartermijn: zolang je ingeschreven bent, plus [12] maanden na uitschrijving voor archief- en bewijsdoeleinden. Daarna verwijderen we je gegevens of anonimiseren we ze.

2.4 Sollicitaties via website of spontaan

Welke gegevens: contactgegevens, CV, motivatiebrief, opleidingen, eerdere werkervaring en eventuele aanvullende informatie die je deelt.
Doel: je sollicitatie beoordelen, een gesprek inplannen, en bij aanwerving je personeelsdossier voorbereiden.
Rechtsgrond: precontractuele fase op jouw verzoek (art. 6.1.b AVG) en, voor het bewaren van je profiel na een afgewezen sollicitatie, jouw toestemming (art. 6.1.a AVG).
Ontvangers: HR-verantwoordelijke en de relevante partner of leidinggevende. Indien we een extern selectiekantoor inschakelen, zeggen we dat expliciet.
Bewaartermijn: bij aanwerving zolang je in dienst bent en daarna volgens de wettelijke bewaartermijnen voor personeelsdossiers. Bij niet-aanwerving maximaal twee jaar mits jouw toestemming. Anders verwijderen we je gegevens binnen één maand na de selectieprocedure.

2.5 Klantendossiers

Zodra je effectief klant wordt van by Watson, gelden er bijkomende verwerkingen onder een aparte overeenkomst (algemene voorwaarden en opdrachtbrief). Specifieke fiscale, deontologische en wettelijke bewaartermijnen zijn van toepassing. Die verwerkingen vallen buiten dit privacybeleid voor websitebezoekers, maar worden je bij de start van de samenwerking expliciet meegedeeld.

3. Rechtsgronden, een overzicht

We verwerken alleen persoonsgegevens als daar een wettelijke basis voor is. Concreet steunt elk gebruik in dit beleid op één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

Toestemming (art. 6.1.a): bv. analytische cookies, nieuwsbrief, bewaring sollicitatiedossier.
Uitvoering van een (precontractuele) overeenkomst (art. 6.1.b): bv. contactformulier, sollicitatie, klantendossier.
Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): bv. wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige stukken en fiscale documenten.
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): bv. veiligheid van onze website en fraudebestrijding. Voor we daarop steunen, gaan we steeds na of jouw belangen niet zwaarder doorwegen.

4. Met wie delen we jouw gegevens?

We verkopen jouw gegevens niet. We delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, of waarmee we wettelijk verplicht zijn ze uit te wisselen. Dat zijn vooral:

Onze IT- en hostingdienstverleners.
Onze CRM- en e-mailmarketingleverancier.
Onze HR- en payrolldienstverlener (uitsluitend bij sollicitatie of aanwerving).
Bevoegde overheden, indien dat wettelijk verplicht is.

Met elk van deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst die regelt hoe ze met jouw gegevens omgaan.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze tools (bv. analytische diensten of cloudleveranciers) kunnen gegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Dat doen we alleen als er passende waarborgen zijn, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit. Welke tools dit precies betreft, vind je in onze cookieverklaring.

6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren persoonsgegevens nooit langer dan nodig. Per verwerking hierboven hebben we de bewaartermijn vermeld. Specifieke wettelijke termijnen (bv. boekhoudkundige stukken, fiscale verplichtingen, ITAA-verplichtingen) gelden bovenop deze termijnen waar van toepassing.

7. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of ongeoorloofde toegang. Onze medewerkers zijn gebonden door beroepsgeheim en getraind in informatieveiligheid. We werken met versleutelde verbindingen (HTTPS), beveiligde wachtwoorden, toegangscontrole en regelmatige back-ups. Mocht er ondanks alles een incident gebeuren met mogelijke impact op jouw gegevens, dan brengen we de Gegevensbeschermingsautoriteit en, als nodig, jou daarvan op de hoogte.

8. Jouw rechten

De AVG geeft je een aantal rechten ten aanzien van jouw gegevens. Je kan ze op elk moment uitoefenen:

Recht op inzage: weten welke gegevens we van je hebben.
Recht op rectificatie: foute of onvolledige gegevens laten aanpassen.
Recht op wissing: gegevens laten verwijderen, voor zover daar geen wettelijke bewaarverplichting tegenover staat.
Recht op beperking: het gebruik van je gegevens tijdelijk laten stilleggen.
Recht op overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten doorgeven aan een andere partij.
Recht op bezwaar: je verzetten tegen een verwerking die op gerechtvaardigd belang steunt.
Recht om je toestemming in te trekken: voor verwerkingen waarvoor we toestemming vroegen, kan je die op elk moment intrekken zonder dat dat impact heeft op verwerkingen vóór de intrekking.
Recht om geen geautomatiseerd besluit te ondergaan: we nemen geen beslissingen over jou louter op basis van geautomatiseerde verwerking met juridische gevolgen.

Je oefent deze rechten uit door ons te mailen op [PRIVACY-MAILBOX]. We antwoorden binnen één maand. Vragen we eerst om je identiteit te bevestigen, dan is dat enkel om te vermijden dat een derde misbruik maakt van jouw rechten.

Ben je niet tevreden over hoe we met jouw gegevens omgaan? Je kan altijd klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving evolueren. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je actief op de hoogte, bijvoorbeeld via een melding op de website of een mail.

10. Vragen of feedback?

We staan open voor je vragen, opmerkingen of suggesties. Mail ons op [PRIVACY-MAILBOX] of bel naar [ALGEMEEN TELEFOONNUMMER].

Privacy policy