Hoe maak je jouw kmo klaar voor een onverwachte controle van de FOD Economie?

Niet alleen grote bedrijven worden gecontroleerd

Denk je dat een controle van de FOD Economie vooral iets is voor grote ondernemingen? Dan vergis je je. De regels rond prijstransparantie en verplichte informatie gelden ook voor zelfstandigen, eenmanszaken en kleinere kmo’s. Bovendien kan zowel je fysieke zaak als je website worden gecontroleerd.

De bedoeling is duidelijk: klanten moeten vooraf weten met wie ze zakendoen en hoeveel een product of dienst kost. Wie die informatie onvoldoende duidelijk verstrekt, kan niet alleen een waarschuwing krijgen. Ook administratieve boetes en strafrechtelijke sancties zijn mogelijk.

Zijn je prijzen wel duidelijk genoeg?

Een van de eerste aandachtspunten is de manier waarop je prijzen communiceert. Verkoop je producten, dan moet de klant de prijs gemakkelijk kunnen zien. Een prijs die pas aan de kassa zichtbaar wordt, volstaat niet.

Ook als je diensten aanbiedt, moet je voldoende transparant zijn. Zorg ervoor dat je klant vooraf weet hoeveel een dienst kost of op welke manier de prijs wordt berekend. Alleen communiceren dat de prijs ‘op aanvraag’ is, is daarbij niet de bedoeling.

Loop daarom eens kritisch door je prijslijsten, offertes, affiches en andere commerciële communicatie. Zijn de tarieven duidelijk? Kan een klant zonder bijkomende vragen inschatten wat hij zal betalen?

Vergeet je bedrijfsinformatie niet

Naast prijzen kijkt de FOD Economie ook naar de informatie die je als onderneming beschikbaar stelt. In je zaak moet je klant onder meer gemakkelijk je bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en adres kunnen terugvinden. Ook je algemene voorwaarden moeten raadpleegbaar zijn.

Voor bepaalde gereglementeerde beroepen komen daar bijkomende verplichtingen bij. Denk bijvoorbeeld aan artsen, tandartsen, dierenartsen en kinesitherapeuten. In die gevallen moet onder meer de officiële beroepstitel correct worden vermeld, net als het land waar het diploma werd behaald.

Je website is óók onderdeel van de controle

Een veelgemaakte fout is om vooral naar de fysieke winkel of bedrijfsruimte te kijken. Maar ook je website moet juridisch in orde zijn.

Controleer daarom of je website minstens volgende gegevens bevat:

• je bedrijfsnaam en ondernemingsnummer
• het adres van je onderneming
• duidelijke contactgegevens, waaronder e-mail en telefoonnummer
• je beroepstitel, als die voor jouw activiteit verplicht is
• eventuele informatie over toezicht of een gedragscode, wanneer die op jouw sector van toepassing is
• algemene voorwaarden die gemakkelijk toegankelijk zijn

Neem dus niet zomaar aan dat je website in orde is omdat hij professioneel oogt. Wettelijke informatie en commerciële uitstraling zijn twee verschillende zaken.

Extra aandacht voor winkels en dienstverleners

Bepaalde ondernemingen zijn gevoeliger voor controles rond prijs- en informatieverplichtingen. Bij winkels gaat het bijvoorbeeld vaak mis met ontbrekende of onvoldoende zichtbare prijskaartjes. Dienstverleners lopen dan weer het risico dat hun tarieven nergens duidelijk worden vermeld.

Ook wie een gereglementeerd beroep uitoefent, doet er goed aan de website en prijsaanduidingen regelmatig te controleren. Een kleine administratieve tekortkoming kan immers aanleiding geven tot een groter probleem.

Wat doe je als de controleur voor je staat?

Een onaangekondigde controle kan stress veroorzaken, maar paniek helpt je niet vooruit. Vraag eerst naar de legitimatie van de controleur en werk vervolgens correct en transparant mee.

Tijdens de controle is het verstandig om:

• de gevraagde documenten ter beschikking te stellen
• vragen eerlijk en volledig te beantwoorden
• bij te houden welke zaken worden gecontroleerd
• eventuele vaststellingen goed te noteren
• te vragen tegen wanneer tekortkomingen moeten worden rechtgezet

Krijg je een waarschuwing of moet je bepaalde zaken aanpassen? Negeer die dan niet. Voer de nodige correcties zo snel mogelijk uit en communiceer daarover wanneer dat wordt gevraagd.

Doe vandaag een check

Je hoeft niet te wachten tot de FOD Economie aanbelt. Plan bijvoorbeeld elk jaar een korte controle van je zaak én website. Kijk daarbij naar prijzen, bedrijfsgegevens, algemene voorwaarden en eventuele sectorale verplichtingen.

Dat kost weinig tijd en kan je heel wat zorgen besparen. De FOD Economie kan immers onaangekondigd controleren. Bovendien volgt niet noodzakelijk altijd eerst een waarschuwing: afhankelijk van de vastgestelde inbreuk kan ook meteen een sanctie volgen. Een regelmatige compliance-check is daarom geen overbodige administratie, maar een eenvoudige manier om je onderneming controleklaar te houden.