E-facturatie in België: de volledige gids voor kmo’s

Bijgewerkt op 26 mei 2026, door de redactie van by Watson.

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor Belgische btw-plichtige ondernemingen bij B2B-transacties. Een pdf, Word-document of papieren factuur volstaat dan niet meer. Je factuur moet als gestructureerde elektronische factuur via Peppol verstuurd en ontvangen worden. De FOD Financiën voorzag in het eerste kwartaal van 2026 een tolerantieperiode, maar die is intussen afgelopen.

Wie nog niet klaar is, loopt risico op sancties zoals bij andere btw-inbreuken. De overstap vraagt wat organisatie, maar levert ook duidelijke voordelen op: minder manueel werk, minder fouten en een snellere verwerking. In deze gids lees je wat je als kmo (kleine of middelgrote onderneming) moet weten, zonder jargon.

In het kort

• Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via Peppol verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, voor B2B-transacties.
• Pdf, Word en papier worden niet langer aanvaard tussen ondernemingen.
• De FOD Financiën voorzag in het eerste kwartaal van 2026 een tolerantieperiode, maar die is intussen afgelopen. Wie nog niet klaar is, loopt risico op sancties zoals bij andere btw-inbreuken.
• Wie wél al overgestapt is, merkt vaak snel het verschil: minder tikwerk, minder fouten en een vlottere opvolging van betalingen.
• Twee fiscale steunmaatregelen verlagen de drempel: een verhoogde kostenaftrek van 120% op facturatiesoftware en een digitale investeringsaftrek van 20%.

Wat is e-facturatie precies?

E-facturatie is niet hetzelfde als ‘een factuur digitaal versturen’. Een pdf is digitaal, maar het is geen echte e-factuur. Het verschil zit in de structuur. Een e-factuur is een gestructureerd XML-bestand dat rechtstreeks gelezen kan worden door boekhoudsoftware. Aan beide kanten: bij de verzender én bij de ontvanger.

Zo’n bestand bevat vaste velden: leverancier, klant, datum, btw-nummer, artikels, bedragen en btw-bedragen. De software leest die gegevens automatisch uit. Niemand hoeft bedragen over te typen of facturen manueel te verwerken.

Vergelijk het met een adres op een envelop. Een mens kan dat lezen. Maar een barcode kan automatisch gescand, gesorteerd en verwerkt worden. Dat is precies wat e-facturatie doet voor je boekhouding.

Wie valt onder de verplichting?

De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, voor hun B2B-transacties (van onderneming aan onderneming).

Wel verplicht

• Elke onderneming met een Belgisch btw-nummer.
• Facturen aan Belgische afnemers met een btw-nummer.
• Freelancers en zelfstandigen, zodra ze btw-plichtig zijn.

Niet verplicht (voorlopig)

• B2C-transacties, dus verkoop aan particulieren. Een restaurant, een kapper of een retailer die aan consumenten verkoopt, valt hier nog buiten.
• Facturen aan buitenlandse klanten. Daar geldt de regelgeving van het land in kwestie.
• Wie onder de kleine-ondernemersregeling valt en geen btw aanrekent.

Grijze zone

• B2B-transacties met buitenlandse ondernemingen die niet op Peppol zitten. Hier zijn overgangsregelingen voorzien.

Wat als je het niet op tijd inregelt?

De FOD Financiën hanteerde voor het eerste kwartaal van 2026 een tolerantieperiode. In die periode legden de controleurs geen sancties op voor inbreuken die eigen waren aan de nieuwe verplichting, op voorwaarde dat je kon aantonen dat je je overgang tijdig en op redelijke wijze voorbereidde.

Die tolerantieperiode liep af eind maart 2026.

Vanaf april 2026 gelden de gewone btw-regels weer onverkort. Afhankelijk van de aard van de inbreuk kunnen er aanzienlijke boetes volgen, in lijn met de algemene btw-sancties. Voor een kmo die maandelijks tientallen facturen verstuurt, is dat geen administratief detail.

Wat zijn de voordelen?

De voordelen worden bevestigd door iedereen die de overstap al achter de rug heeft. We zetten ze op een rij, in volgorde van zichtbaarheid op de korte termijn.

• Lagere kosten per factuur

  E-facturatie vermindert de kost per factuur. Je bespaart op print, post, verwerking, opvolging en foutencorrectie.

  VLAIO en softwareleveranciers verwijzen naar een besparing die kan oplopen tot enkele euro’s per factuur. Voor een kmo met veel inkomende en uitgaande facturen loopt dat op jaarbasis snel op.
  

• Snellere verwerking en betaling

  Elektronische facturen verwerken automatisch. Kantoren en kmo’s rapporteren in de praktijk merkbaar snellere betaaltermijnen, wat je cashflow ten goede komt.
  

• Minder fouten

  Geen overgetypte bedragen.

  Geen scan-misverstanden.

  Geen verkeerde btw-bedragen door leesfouten.

  De software leest exact wat de verzender schreef. Punt.

• Hogere veiligheid

  Peppol is een gesloten netwerk met erkende toegangspunten. Je factuur komt niet zomaar als losse bijlage uit een onbekend e-mailadres.

  Dat maakt bepaalde vormen van factuurfraude moeilijker. Denk aan valse leveranciers, gewijzigde rekeningnummers of nepfacturen die op echte facturen lijken.

• Fiscaal voordeel bij de overstap

  Twee steunmaatregelen verlagen de instapdrempel:

  - Een verhoogde kostenaftrek van 120% op facturatiesoftware-abonnementen, voor de inkomstenjaren 2024 tot en met 2027.

  - Een digitale investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen vanaf 1 januari 2025.

  Wie ze combineert, betaalt zijn software-investering vaak binnen één boekjaar terug.
  

Hoe werkt het technisch?

In vier stappen:

Stap 1. Aansluiten op een Peppol-toegangspunt. Je boekhoudsoftware of e-facturatieplatform doet dit voor jou. De meeste moderne pakketten hebben de Peppol-aansluiting al standaard ingebouwd.

Stap 2. Factuur opmaken in je software. Dat werkt zoals voorheen. Je klikt op ‘verzenden’.

Stap 3. De factuur vertrekt als gestructureerd XML-bestand over Peppol. Het netwerk routeert het document naar het toegangspunt van je klant.

Stap 4. Je klant ontvangt de factuur automatisch in zijn boekhoudsoftware. Daar verschijnt ze direct als inkomende factuur, klaar voor verwerking.

Welk pakket je klant gebruikt, hoef je niet te weten. Peppol vormt de gestandaardiseerde tussenlaag tussen al die softwaresystemen.

Welke software past bij jouw kmo?

Er zijn verschillende goede oplossingen op de Belgische markt. Welke software bij jou past, hangt af van je activiteit, je volume en je huidige boekhoudproces.

• Voor kleine zelfstandigen zonder personeel zijn eenvoudige pakketten vaak voldoende.
• Voor kmo’s met personeel, meerdere gebruikers of complexere processen heb je meestal een robuuster pakket nodig.
• Voor middelgrote ondernemingen of bedrijven met meerdere entiteiten is integratie met bestaande systemen belangrijker.
• Voor accountantskantoren spelen dan weer kantoorlicenties, workflows en dossierbeheer een grotere rol.

Belangrijk: kies niet alleen op prijs of interface. Kies ook op aansluiting met je boekhouder.

Wat als je nog niet klaar bent?

Er zijn drie typische scenario’s.

Scenario A: je werkt nog met Excel of Word

Dan moet je overstappen. Excel en Word volstaan niet langer voor B2B-facturatie.

Kies een e-facturatiepakket dat past bij je volume en je manier van werken. Voor eenmanszaken bestaan er laagdrempelige oplossingen. De nettokost blijft meestal beperkt, zeker als je de fiscale steun correct benut.

Scenario B: je hebt boekhoudsoftware, maar weet niet of Peppol actief is

Contacteer je leverancier of je boekhouder.

Vaak is Peppol activeren geen volledige installatie, maar een instelling of registratie in je bestaande pakket.

Scenario C: je hebt Peppol, maar weet niet of het werkt

Stuur een testfactuur naar je boekhouder of naar een klant die al op Peppol zit.

Komt de factuur correct binnen? Dan zit je goed.

Komt ze niet aan? Dan is er waarschijnlijk een configuratie- of routeringsprobleem. Dat los je best meteen op, vóór je echte facturen blijven hangen.

Wat kost het?

De kost bestaat meestal uit drie onderdelen.

Software-abonnement. Afhankelijk van pakket en schaal, tussen €8 en €150 per maand voor de meeste kmo’s. Na de 120%-deductie en de investeringsaftrek ligt de effectieve nettokost vaak tussen €6 en €80 per maand.

Eenmalige implementatie. Stap je over van een bestaand pakket, reken dan op een paar uur ondersteuning door je boekhouder of softwareleverancier.

Opleiding. De meeste moderne pakketten zijn vrij intuïtief. Voor veel zaakvoerders volstaat een korte uitleg of een sessie van één tot twee uur.

De echte winst zit niet in de software zelf, maar in de nieuwe routine: correct aanmaken, correct verzenden, correct opvolgen.

Wat doet by Watson voor jou?

by Watson begeleidt kmo’s en zelfstandigen bij:

• De keuze van een e-facturatiepakket dat aansluit bij je huidige boekhouding.
• De installatie en de Peppol-aansluiting.
• De eerste maand opvolging: controle of de facturen correct vertrekken en aankomen.
• Je belastingpositie verbeteren door de 120%-deductie en de investeringsaftrek correct toe te passen.
• Het opvolgen van bijzondere situaties (buitenlandse klanten, B2C-activiteiten, overgangsregelingen).

Zit je boekhouding bij een ander kantoor en zoek je een tweede mening over je e-facturatie-keuze? Dat kan ook. Neem vrijblijvend contact met ons op.

Vaak gestelde vragen

Moet ik echt overstappen, of geeft de overheid mij meer tijd?

De tolerantieperiode liep af eind maart 2026. Sindsdien kan de FOD Financiën boetes opleggen aan wie niet in orde is. Er zijn geen nieuwe verlengingen aangekondigd.

Ik verkoop alleen aan particulieren. Moet ik ook over?

Niet voor de verkoop zelf, want B2C valt niet onder de verplichting. Wel moet je voor je inkomende facturen elektronische facturen kunnen ontvangen. Vaak volstaat een basisabonnement bij een Peppol-toegangspunt.

Kan ik een factuur aan een particulier ook via Peppol versturen?

Technisch kan het, maar particulieren hebben meestal geen Peppol-aansluiting. Voor B2C blijf je werken met pdf via mail of papier.

Hoe weet ik of mijn klant op Peppol zit?

Elke onderneming met een Belgisch btw-nummer staat sinds 1 januari 2026 op het Peppol-netwerk voor B2B-transacties. Voor buitenlandse klanten varieert dat per land.

Kan ik nog een creditnota via mail sturen?

Een creditnota volgt dezelfde regels als een factuur. B2B moet via Peppol, B2C mag via mail of papier blijven.

Hoe zit het met facturen tussen twee entiteiten van dezelfde groep?

Ook die vallen onder de B2B-verplichting. Facturatie tussen gelieerde entiteiten verloopt via Peppol.

Wat als Peppol uitvalt?

Peppol heeft een zeer hoge beschikbaarheid (99,9% en meer). In de uitzonderlijke gevallen van uitval is er vertraging, geen verlies. Facturen worden gebufferd en verzonden zodra het systeem opnieuw actief is.

Heb je nog vragen? Plan een gesprek via bywatson.be/contact.